Membuat Mini Program untuk Acara Marketing Gathering

Dua tahun berturut-turut (2014-2015) bertepatan bulan Januari pasti gue support event untuk membuatkan mini program. Sebuah program yang bersifat support untuk acara marketing gathering acara Panin Asset Management ini. 

Awalnya agency dari acara ini mengeluh tentang antrian yang selalu saja menjadi masalah pada registrasi. Dimana lambat dan menyebabkan antrian panjang untuk para undangan yang ingin melakukan registrasi. Yang jadi masalah kalau undangannya itu anak muda sangat mudah untuk diminta menunggu antrian, kalau orang tua kan sangat sulit sekali kita meminta mereka untuk menunggu, karena memang faktor berdiri lama yang sangat menyiksa. 

Mereka mengeluhkan ke gue permasalahan itu, dan gue mencoba memberikan solusi kepada mereka, yaitu membuatkan mini program registrasi yang akan berintregrasi kepada undangan dari acara tersebut. Dimana cara kerjanya, undangan yang akan dibagikan sudah diberikan nomer registrasi terlebih dahulu dan dibagikan beserta nomer yang tertera didalam undangan dalam bentuk kode asci.

Undangan untuk Acara Panin Market Outlook 2014

Semua nama para undangan sudah kita masukan kedalam database yang akan disiapkan pada saat acara registrasi. Nanti pada saat para tamu datang membawa undangannya, maka tugas usher tinggal scanning undangannya menggunakan Barcode Scanner, maka antrian undangan tidak akan panjang lagi. Selesai bukan ? 

Lalu gue juga bilang, kelebihan dari sistem yang gue buat ini tidak perlu lagi menulis karena di akhir acara, sang agency akan mengetahui berapa orang yang datang keacara yang mereka selenggarakan dalam bentuk digital. Itu dimungkinkan karena setiap scanning barcode bekerja, maka database akan mencatat data kehadiran para tamu yang datang. 

Dari data itu juga maka nama-nama tersebut akan dimasukkan kedalam program kedua, yaitu program undian. Dimana proses pemilihan door prize tidak lagi menggunakan Fish bowl melainkan menggunakan digital. Karena database sangat akurat mencatat siapa saja yang datang pada acara tersebut, data yang sudah selesai diexport dari data kehadiran bisa langsung dimasukkan kedalam program undian door prize. 

Meja Registrasi pada penyelenggaraan tahun 2015

Gimana ?, satu keluhan gue kasih dua solusi. Enak toh, he he he. Dan akhirnya kedua konsep gue ini disetujui dan sudah dua tahun berturut-turut digunakan. Alhamdulillah, ide gue bisa bermanfaat buat orang lain (songong yak). 

undangan yang diberikan untuk para tamu

Tapi memang kalau ada masalah-masalah kayak gitu terkadang memang otak gue suka kelewatan ngasih ide. Jadi gue cuma mempertimbangkan bisa dikerjakan atau tidak, masuk akal atau tidak. Kalau ide mah langsung terlintas, cuma yang bisa direalisasikan itu permasalahannya. 

Program Undian Door Prize di FOH

Gue Briefing team sebelum event dimulai

Dua kali acara ini diselenggarakan ditempat yang sama, yaitu hotel Ritz Chalton di Pasific Place.  Laptop, Barcode scanner gue semua yang menyediakan, termasuk dari pencetakan undangan dan input barcode kedalam undangannya. 

Gue bentuk 3 tim untuk mengerjakan pekerjaan ini. Tim pertama untuk data entry, tim kedua untuk printing dan yang ketiga tim IT. Semuanya adalah orang yang sudah sering banget kerjasama dengan gue, maka dari itu alhamdulillah semuanya bisa berjalan dengan lancar. 

Gue seneng aja kalau client gue happy dengan hasil kerja gue, itu pertanda gue bisa menyelesaikan pekerjaan gue dengan baik. Minimal happy aja deh gak usah muji-muji, karena buat gue suksesnya acara itu merupakan tujuan gue dalam membantu mereka.

Salam Kreatif, 

Arie fabian