TIPS DALAM MEMBUAT EVENT

Dari pengalaman gue membuat event, kali ini gue akan ceritain nih, bagaimana sih tips dalam membuat event. Apa saja yang harus diperhatikan didalam membuat sebuah event, yuk ikuti tulisan gue. 

KONSEP EVENT 

Konsep event merupakan hal yang pertama kali dulu lo harus fikirin. Mau event seperti apa. Mau buat event launching, Dinning, Music, atau seperti apa. Didalam membuat event, maka konsep adalah hal yang paling penting pertama kali lo harus fikirin. Jangan asal membuat event tanpa konsep karena memang ini akan membuat kita akan menjadi susah mengerjakannya. kita harus bayangkan event seperti apa yang ingin kita buat, mau berapa banyak orang yang akan kita undang kedalam event kita, siapa saja orang yang akan kita undang didalam event kita, dan yang paling terpenting adalah siapa target sasaran event kita.

VENUE EVENT (TEMPAT ACARA) 

Setelah konsep sudah lo fikirin, maka hal yang kedua adalah tempat atau Venue dari event tersebut. Pada kajian konsep diatas, maka kita sudah tau tentang kapasitas orang yang akan berkunjung keedalam event kita. Dimana kita bisa membayangkan tempat seperti apa yang kita perlukan.  Apa kita memerlukan hall besar, resto, atau tempat lainnya. 

 

Dari perencanaan yang sudah kita matangkan didalam konsep, maka kita sudah tahu kebutuhan apa saja yang akan kita provide di event kita. Dari tempat ini kita harus konsen kepada berapa banyak orang yang kita undang dan pastikan kapasitas orang yang bisa ditampung oleh tempat itu berapa banyak. Karena memang ini sangat penting, jika kita menggunakan lapangan, maka kita harus bisa melihat berapa banyak lapangan tersebut menampung orang, atau undangan event yang akan kita buat. 

Jangan sampai nanti seperti kejadian event berdendang bergoyang yang dilakukan di senayan. Kapasitas tempat di senayan hanya menampung 20 rb orang yang datang 50 rb orang. Dengan begini, maka polisi memiliki hak untuk memberhentikan acara yang kita buat. 

Karena pada saat kita menggunakan lapangan, maka kita akan bersurat kepada Kepolisian R.I untuk meminta izin atau membuat surat izin keramaian lengkap dengan berapa kapasitas orang yang datang ke event kita. Apabila melebihi dari kapasitas tersebut, maka kepolisian bisa memberhentikan event yang kita selenggarakan. 

VISUAL DAN PERLENGKAPANNYA. 

Hal selanjutnya yang harus kita fikirkan adalah visual dan perlengkapannya. Apabila Anda ingin menggandeng Investor untuk bekerja sama terhadap event yang akan dibuat, maka visual akan menjadi penting karena memang itu harus ada didalam proposal kerjasama antara kita dan investor. Begitu juga dengan Sponsor. Sponsor sudah pasti ingin mengetahui, bagaimana kah flow event kita, dan memang visualnya seperti apa. 

Kita harus bisa mempresentasikan stage pada event kita seperti apa, lalu kita harus bisa memberikan layout event kita seperti apa, floor plannya seperti apa, crowd plan seperti apa, dengan begitu kita bisa mempresentasikan dengan lengkap kepada investor atau Sponsor yang akan bekerja sama untuk event Anda.

 

EVENT MANAGEMENT 

Nah, setelah semuanya sudah selesai, ada baiknya lo fikirin bagaimana memanagement event yang akan lo buat. Ada baiknya kalau memang lo menggunakan multimedia atau memang stage yang menggunakan materi visual yang banyak lo hire Show management. Karena dengan begitu tugas lo akan menjadi lebih enteng. 

Show management akan konsen mengerjakan bagaimana show tersebut bisa berjalan dengan baik. Jadi lo tinggal mengurus flow eventnya saja. Tidak jarang juga Event organizer mempekerjakan seorang show management untuk mengurusi kebutuhan show dari event tersebut. Karena memang tugas dari seorang Event Organizer adalah menjaga event tersebut berjalan sesuai dengan perencanaannya.

Kalau memang lo punya team show management sendiri sih bagus, artinya dari hulu ke hilir lo bisa kerjain sendiri. Karena kalau gue sendiri mengurusi show dan event itu adalah dua konsentrasi yang sangat berbeda. Event organizer akan menjamu klien, mendengarkan arahan klien, nah kalau lo juga yang menjadi show managemennya sudah pasti lo akan terpecah tuh konsentrasinya. 

DOKUMENTASI ACARA

Hal terakhir yang harus lo fikirin adalah pembuatan dokumentasi dari Acara. Walaupun acara lo yang buat sendiri, gue sih sarankan tetap ada dokumentasi dari acara tersebut. Dokumentasi acara ini bukan hanya foto-foto dari acara yang berlangsung. Melainkan berapa orang yang datang, kendala apa saja yang ada pada saat acara, lalu pengisi acara perform semua atau tidak, dan sebagainya. 

Kalau setiap acara yang lo buat rapih dokumentasinya, maka pada acara selanjutnya lo bisa mengevaluasi untuk penyempurnaan dari acara yang akan lo buat. Lo harus lihat perjalanan dari flow acara lo sendiri sampai dengan flow financialnya. Karena ini penting, kalau memang acara kedua lo berniat menggandeng sponsor, maka lo bisa perlihatkan dokumentasi pembuatan acara ini kepada klien. Kalau memang lo tahu berapa fix nya jumlah orang yang datang ke acara lo, maka acara kedua atau selanjutnya lo bikin, harusnya sih lo gak susah cari sponsor. 

 

Nah, menurut gue sih itu faktor penting yang harus lo fikirin didalam membuat acara atau event. Pekerjaan event ini adalah pekerjaan yang mempekerjakan banyak orang tapi seru. Kordinasi dan komunikasi menjadi sangat penting didalam suksesnya sebuah acara. Buat lo yang mau diskusi tentang event boleh coba tinggalkan saja komentar dikolom komentar dibawah. Kali aja gue bisa jawab, kalau gue bisa jawab gue akan jawab di kolom kementar juga. 

Terima kasih sudah berkunjung ke website gue. Salam Kreatif selalu buat para pembaca website gue. 

#ariefabian | Fabian Project